13 Menulis Surat dan Email: Struktur, format, dan tips penulisan surat atau email secara formal dan informal

 

Menulis surat atau email adalah salah satu kegiatan yang sering dilakukan dalam kehidupan sehari-hari, baik itu dalam situasi formal maupun informal. Dalam menulis surat atau email, diperlukan struktur dan format yang tepat untuk memberikan kesan yang baik kepada penerima. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai cara menulis surat dan email secara formal dan informal:

1. Structure of Letters and Emails The structure of letters and emails consists of three main parts:

a. Opening In the opening section, start by greeting the recipient, either by their name or by using a general salutation like "Dear Sir/Madam." Next, state the purpose of your letter or email.

Formal Example: Dear Mr. Smith, I am writing to express my interest in the position of Marketing Manager advertised on your company's website.

Informal Example: Hi Sarah, I hope this email finds you well. I wanted to ask if you'd like to join me for lunch next week.

b. Body In the body section, elaborate on the purpose of your letter or email. Provide any necessary details, information or arguments to support your case.

Formal Example: I have over five years of experience in marketing and have successfully led several campaigns for my previous employers. My skills in data analysis and project management make me an ideal candidate for this position.

Informal Example: I've been meaning to catch up with you for a while now. How have you been? I was thinking of trying out that new sushi place downtown, what do you think?

c. Closing In the closing section, summarize the main points of your letter or email, and express any closing remarks or requests. End with a polite and appropriate closing, such as "Sincerely," "Best regards," or "Thank you."

Formal Example: Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to discuss my qualifications further in an interview. Sincerely, John Doe

Informal Example: Let me know if you're available next week and we'll set a date. Looking forward to catching up with you soon. Best, Emma

2. Format Surat dan Email Untuk format surat dan email, ada beberapa aturan umum yang harus diperhatikan:

a. Gunakan jenis huruf yang profesional seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12. b. Gunakan spasi tunggal atau spasi 1,5 untuk bagian isi surat atau email. c. Sertakan judul yang jelas dan singkat yang merangkum isi surat atau email. d. Gunakan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang benar. e. Sertakan tanda tangan pada surat formal dan informasi kontak seperti nomor telepon dan alamat email.

3. Tips Menulis Surat dan Email Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu menulis surat dan email yang efektif:

a. Singkat dan padat

b. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan jelas, hindari penggunaan kata-kata teknis yang sulit dipahami.

c. Gunakan kalimat aktif.

d. Periksa ulang surat atau email untuk kesalahan atau ketidaksesuaian sebelum dikirim.

e. Sesuaikan surat atau email sesuai dengan penerima atau situasi.

f. Jaga sop